Als virtuelle Assistentin arbeiten sie auf virtueller, selbständiger Basis. Sie übernehmen für Ihre Kunden verschiedene Aufgaben. Das können einfache administrative Tätigkeiten bis hin zu komplexen Projekten sein. Sie sind also ein externer Dienstleister und unterstützen Ihre Kunden, indem Sie ihnen zeitintensive Arbeiten abnehmen. Der Kunde kann sich so auf seine Kernkompetenzen konzentrieren.
Der Kunde hat den Vorteil, dass er Sie für einzelne Aufgaben einsetzen kann und Sie auch nur für die geleistete Arbeit bezahlt.
Der Vorteil für Sie ist, dass Sie flexibel und ortsunabhängig arbeiten können und sich so auf die Aufgaben und Kundensegmente konzentrieren können, in denen Sie Erfahrung haben und die Ihnen auch Spaß machen.
Inhaltsverzeichnis
Beispiel Anschreiben der virtuellen Assistentin
Virtuelle Assistentin
b.meier73@gmail.com
Tel. 0173-498726
Magdeburg, Deutschland
10. Januar 2023
Frauke Brandt
Personalreferentin
Social Connections
Hamburg, Deutschland
Bewerbung als virtuelle Assistentin
Sehr geehrte Frau Brandt,
Ich habe Ihre Stellenanzeige in der Frankfurter Allgemeinen Zeitung gelesen, in der Sie eine virtuelle Assistentin suchen. Da ich momentan auf der Suche nach einem neuen Kunden bin und über die geforderten Erfahrungen im Bereich der sozialen Medien verfüge, möchte ich mich gerne bei Ihnen bewerben.
Ich habe gerade die virtuelle Assistenz für einen Kunden im Bereich der sozialen Medien abgeschlossen. In dieser Funktion habe ich für den Kunden die gesamte Terminkoordination und das Social Media Management übernommen, Facebook Ads geschrieben und den Webdesign Support basierend auf WordPress übernommen. Dabei habe ich die Recherche selbst übernommen und auch im SEO Marketing alle anfallenden Aufgaben übernommen.
Ich bin seit über 7 Jahren im Bereich der virtuellen Assistenz tätig und habe mich in dieser Funktion auf die sozialen Medien spezialisieren können.
In meiner freien Zeit mache ich ein Fernstudium im Bereich des Marketing. Ich möchte so noch mehr Kenntnisse erwerben und auch im Marketing Bereich tätig werden.
Ich habe im Internet viel über Social Connections und die rasante Entwicklung im Bereich der sozialen Medien gelesen. Ich habe ebenfalls gesehen, dass Sie den Bereich Amazon aktuell fokussieren und möchte die Gelegenheit ergreifen und meine bisherigen Kenntnisse einbringen, damit Sie weiter wachsen können.
Ich habe gute EDV-Kenntnisse (MS-Office: Word, Excel, Powerpoint). Im Bereich des SEO Marketing bin ich sehr bewandert. Meine persönlichen Stärken sind Engagement, Eigenverantwortung, Selbständigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit, Motivation, schnelle Aufnahmefähigkeit sowie ein freundliches und selbstbewusstes Auftreten.
Ich möchte gerne einen Termin per Zoom Meeting mit Ihnen vereinbaren, in dem wir uns kennen lernen können und weitere Informationen austauschen. Über eine zeitnahe Rückmeldung Ihrerseits freue ich mich.
Mit freundlichen Grüßen
Birgitt Meier
Warum ist ein gutes Anschreiben wichtig?
Das Anschreiben ist das erste, was ein Personaler sieht. Damit ist es das wichtigste Dokument, mit dem Sie die Aufmerksamkeit und Neugierde auf sich lenken können. Sie haben hier allerdings nicht viel Zeit, denn ein Personaler hat nicht viel Zeit, alle Anschreiben komplett zu lesen.
Halten Sie sich also kurz und bündig, liefern Sie gute Informationen und seien Sie klar in dem, was er von Ihnen zu erwarten hat.
Folgende Punkte können Ihnen dabei helfen, ein gutes Anschreiben zu verfassen und auch zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen zu werden:
- Das Anschreiben sollte nicht länger als eine Din A4 Seite lang sein
- Schreiben Sie das Anschreiben in einfachen Sätzen, die klar verständlich sind. Vermeiden Sie komplizierte Formulierungen und verschachtelte Sätze. Diese sind schwer zu lesen und führen zu Verwirrungen
- Schreiben Sie Ihr Anschreiben in einem sachlichen Ton. Emotionale Formulierungen sollten Sie vermeiden, auch wenn Sie persönliche Dinge von sich beschreiben
- Wir geben Ihnen im nächsten Absatz eine Struktur, die Sie für das Anschreiben verwenden können
- Sie können Ihre Stärken herausstellen, sollten es aber vermeiden, sich in höchsten Tönen selbst zu loben.
- Wählen sie ein modernes Layout, das ansprechend ist und den aktuellen Formaten, die genutzt werden, entspricht
- Wählen Sie einen höflichen, formalen Ton für Ihr Anschreiben. Es ist wichtig, dass Sie immer sachlich bleiben
- Richten Sie den Fokus auf Ihre fachliche Eignung, nicht auf Ihre Person
Beispiel: Der strukturelle Aufbau Ihres Anschreibens als virtuelle Assistentin
Mit einer guten Struktur kann man Ihr Anschreiben einfach lesen. So ist es einfacher für den Personaler, alle für ihn wichtigen Informationen zu finden.
So sollte die Struktur Ihres Anschreibens aussehen:
- Kopfzeile
- Betreff
- Eröffnungsgruß
- Erster Absatz: Informationen zu sich als Kandidat
- Zweiter Absatz: Erfahrungen, Kenntnisse
- Dritter Absatz: Ihre Motivation zur Bewerbung
- Vierter Absatz: Aufruf zum Handeln
- Grüße
- Anhänge
Das ist das aktuell verwendete Format für Anschreiben.
Kopfzeile
In der Kopfzeile kommen Ihre persönlichen Daten hin. Das sind Ihr Name und neben dem Wohnort die Möglichkeit, Sie zu kontaktieren. Achten Sie darauf, dass Sie hier keine Fehler machen, damit man Sie auch wirklich erreichen kann.
Ein Anschreiben wird auch immer mit dem tagesaktuellen Datum versehen.
Das Anschreiben wird immer an den Personaler im Unternehmen adressiert. In den meisten Fällen ist ein Name angegeben. Sollte das einmal nicht der Fall sein, wird das Anschreiben einfach an die Personalabteilung adressiert.
Geben Sie im Betreff immer an, auf welche Stelle Sie sich bewerben. Das erleichtert die Bearbeitung, weil sie dann direkt an die richtige Person weitergeleitet werden kann.
Der Eröffnungsgruß erfolgt immer formal mit einer persönlichen Anrede wie
- Sehr geehrter Herr
- Sehr geehrte Frau
In Deutschland ist ein Doktoren- oder Professorentitel ein Titel, bei dem eine Person benannt wird. Deshalb wird eine solche Person auch immer persönlich so bezeichnet mit
- Sehr geehrter Doktor
- Sehr geehrter Professor
Dabei entfällt die weibliche Anrede und auch die Formulierung “Frau” oder “Herr”. Der Titel ersetzt diese.
Ist es nicht klar, welche Person Ihre Bewerbung erhalten wird, können Sie sich mit der Formulierung “sehr geehrte Damen und Herren” formal halten.
Erster Absatz
Dieser Bereich befasst sich mit dem Job, auf den Sie sich bewerben. Sie gehen hier auch darauf ein, welche beruflichen Qualifikationen Sie haben, sodass man direkt weiß, ob Sie für den Job in Frage kommen.
Zweiter Absatz
Hier nennen Sie Ihre beruflichen Qualifikationen. Am besten nennen Sie auch Tätigkeiten, die Sie in der Vergangenheit gemacht haben. Das natürlich kurz und bündig.
Falls Sie noch Weiterbildungen oder dergleichen machen, dürfen Sie auch darauf kurz eingehen.
Ich bin seit über 7 Jahren im Bereich der virtuellen Assistenz tätig und habe mich in dieser Funktion auf die sozialen Medien spezialisieren können.
In meiner freien Zeit mache ich ein Fernstudium im Bereich des Marketing. Ich möchte so noch mehr Kenntnisse erwerben und auch im Marketing Bereich tätig werden.
Dritter Absatz
Das ist der Absatz, in dem Sie dem Kunden Ihre Motivation nennen, mit der Sie sich bei ihm bewerben. Und das ist auch der Absatz, in dem der Personaler sieht, ob Sie eine individuelle oder generelle Bewerbung schreiben. Sie sollten hier nämlich ganz konkret auf sein Unternehmen eingehen und so zeigen, dass Sie sich über das Unternehmen informiert haben.
Vierter Absatz
Bisher haben Sie von sich gesprochen. Nun ist der Punkt gekommen, an dem Sie den Kunden zum Handeln aufrufen. Hier bringen Sie ganz klar zum Ausdruck, dass Sie ihn dazu auffordern, Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen.
Grüße
Jedes Schreiben wird mit einem Gruß beendet. Hier gibt es keine besondere Formulierung, die gut oder schlecht ist, wir geben Ihnen hier die Grüße, die meist verwendet werden:
- Mit freundlichem Gruß
- Mit freundlichen Grüßen
- Hochachtungsvoll
Danach nennen Sie noch die Anlagen, die Sie beigefügt haben.
Inhalt und Layout zur richtigen Gestaltung eines erfolgversprechenden Anschreibens
Wenn Sie ein Anschreiben verfassen, sollten Sie sich immer gut vorbereiten. Sie sollten sowohl wissen, was der Job ausmacht und auch Informationen über das Unternehmen einholen, bei dem Sie sich bewerben. Das sind Dinge, die Sie ganz bewusst im Anschreiben nennen sollten.
Da Sie sich auf eine virtuelle Stelle bewerben, sollten Sie hier genau nachschauen, wie die Unternehmensstruktur und auch -kultur ausschaut. So können Sie Ihr Anschreiben weiter personalisieren.
Wir können Ihnen nur ans Herz legen, dass Sie die Struktur verwenden, die wir Ihnen zuvor genannt haben. Das Anschreiben hat eine Struktur, bei der sich der Personaler einfach durch das Schreiben navigieren kann und nicht lange nach Informationen suchen muss. Sie haben so einen roten Faden, der es einfach zu lesen macht.
Formulieren Sie Ihre Sätze einfach und kurz. Das ist leichter zu lesen. Gliedern Sie das Anschreiben in die Absätze, die wir zuvor beschrieben haben. So haben Sie einen roten Faden, an dem Sie sich orientieren können.
Verwenden Sie einfach zu lesende Schriftarten und auch eine -größe, die sich einfach lesen lässt.
Bei den Schriftarten sind Arial, Helvetica, Times New Roman und Georgia die Klassiker. Die Schriftgröße sollte bei 10 bis 12 pt liegen.
Sollten Sie Ihre Bewerbung online verschicken, speichern Sie diese als PDF, um sie dann zu verschicken.
Checkliste für das Anschreiben der virtuellen Assistentin
Wenn die Bewerbung fertig geschrieben ist, sollte man es immer noch einmal durchlesen und vielleicht auch eine andere Person darüber schauen. Hier gilt immer, dass vier Augen besser sehen als zwei. Optimal wäre es, wenn Sie jemanden kennen, der als Personaler arbeitet und sich das Anschreiben von professioneller Sicht aus ansehen kann.
Vergessen Sie die Anlagen nicht. Sie nennen alle am Ende des Anschreibens und sollten es noch einmal genau kontrollieren.
Danach schauen Sie sich folgende Punkte noch einmal genau an, ob Sie diese erfüllt haben:
- Ist das Schreiben eine Din A4 Seite lang und nicht länger?
- Sind Name und Kontaktdaten richtig?
- Ist das Anschreiben mit dem aktuellen Datum geschrieben?
- Haben Sie die Person korrekt angesprochen, die Ihr Schreiben lesen wird?
- Ist die Form im gesamten Dokument gleich?
- Haben Sie die verschiedenen Absätze eingehalten und ausreichend formuliert?
- Haben Sie persönliche Informationen zu sich genannt?
- Ist die Motivation für Ihre Bewerbung ausreichend dargestellt worden?
- Sind die Sätze einfach und kurz formuliert?
- Haben Sie persönliche Stärken genannt?
- Ist der Aufruf zum Handeln klar formuliert worden?
- Ist der Abschiedsgruß am Ende des Schreibens korrekt?
- Haben Sie das Anschreiben manuell unterschrieben?
- Sind alle Anlagen beigefügt, die Sie im Anschreiben genannt haben?
