Vorlagen zum Verfassen eines guten Anschreibens als Sekretärin

Der Job einer Sekretärin ist sehr vielseitig. Nicht nur, dass sie viele verschiedene Aufgaben in einem Unternehmen hat und eine wichtige Schnittstelle zwischen Mitarbeitern und Management ist - sie kann auch in vielen verschiedenen Unternehmen arbeiten.

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Ob es die Industrie ist, im Marketing, bei einem Großhändler oder vieles mehr. Als Sekretärin ist es immer einfach, einen Job zu finden.

Wir geben Ihnen hier nun im folgenden ein Musteranschreiben, das Sie gerne kopieren und auf Ihre Stelle, auf die Sie sich bewerben, ändern dürfen.

Des weiteren erhalten Sie von uns jede Menge hilfreiche Tipps und Tricks, wie Sie Stolperfallen vermeiden, welches gute und schlechte Beispiele für Formulierungen in einem Anschreiben Sekretärin sind und wie Sie Ihr Anschreiben strukturieren können.

Nutzen Sie alle Vorlagen gerne für Ihre Bewerbung, für die wir Ihnen viel Glück wünschen.

Beispiel Anschreiben Sekretärin

Andrea Scholz
Sekretärin
andrea.scholz@gmail.com
Tel. 0173-498726
Mannheim, Deutschland

15. August 2022

Simon Peters
Personalreferent
Industriekultur Süd AG
Mannheim, Deutschland

Bewerbung als Sekretärin der Geschäftsführung

Sehr geehrter Herr Peters,

mit großem Interesse habe ich Ihre Stellenanzeige in der „Bundesagentur für Arbeit“ gelesen, in der Sie eine Sekretärin für Ihre Geschäftsleitung suchen.

Ich verfüge über die entsprechenden Voraussetzungen für Ihr Anforderungsprofil und bin aktuell auf der Suche nach einer neuen Herausforderung. Ich möchte gerne andere Arbeitsweisen kennenlernen und möchte mich Ihnen auf diesem Wege vorstellen.

Momentan arbeite ich in ungekündigter Stellung in einem Ingenieurbüro für Baumaschinen in dem ich seit 4 Jahren als Angestellte, Kauffrau für Bürokommunikation tätig bin.

In dieser Funktion erledige ich die Kundenbetreuung in Form von Telefonaten sowie persönlicher Betreuung bei Projektbesprechungen, Abwicklung der gesamten Postbearbeitung, Verteilung und Archivierung der technischen Unterlagen und Bearbeitung und Verteilung der anfallenden Korrespondenz. Ich organisiere und archiviere die verschiedenen Projektdaten in Form von Verzeichnissen, Terminabstimmung der gesamten Belegschaft, der technische Bearbeitung der internen Arbeitsabläufe für Zeit- bzw. Nebenkostenaufwendungen, die als Grundlage sowie Unterstützung der Buchhaltung dienen.

Neben meiner beruflichen Tätigkeit nehme ich an einer freiwilligen Teilzeit-Weiterbildungsmaßnahme zur Fachkauffrau für Büromanagement (ehem. Sekretariatsfachkauffrau) teil. Diese finanziere ich selbst, um meine Fähigkeiten sowie meinen Bildungsstand zu erweitern.

Ich verfolge schon seit längerem die Entwicklung der Industriekultur Süd AG, die als anerkannter Vorreiter auf dem Gebiet der industriellen Entwicklung gilt. Da ich mich sehr davon angezogen fühle, möchte ich diese Gelegenheit ergreifen und mich für die Position der Sekretärin der Geschäftsleitung bewerben. Ich möchte daran teilhaben, das Unternehmen in neue Bereiche einzuführen und erfolgreich zu machen.

Ich möchte hier besonders  auf meine guten EDV-Kenntnisse (MS-Office: Word, Excel, Powerpoint) hinweisen. Meine persönlichen Stärken sind Engagement, Eigenverantwortung, Selbständigkeit, Teamfähigkeit, Flexibilität, Belastbarkeit, Motivation, schnelle Aufnahmefähigkeit sowie ein freundliches und selbstbewusstes Auftreten.

Ich würde Sie gerne dazu einladen, mir einen Vorstellungstermin zu geben und in einem persönlichen Gespräch weitere Punkte und offene Fragen zu klären. Über eine Einladung von Ihnen freue ich mich daher ganz besonders.

Mit freundlichen Grüßen
Andrea Scholz

Die Wichtigkeit eines guten Anschreibens

Man kann das Anschreiben getrost als Ihre Visitenkarte bezeichnen. Es ist das Erste, das ein Personaler von Ihnen in der Hand hält. Hier müssen Sie punkten und in kurzer Zeit die wichtigen Informationen von sich geben, mit denen er entscheiden kann, ob er  Sie zu einem Vorstellungsgespräch einlädt oder nicht.

Es gibt einige Punkte, mit denen Sie ein gutes Anschreiben verfassen können, das überzeugend wirken kann:

  • Es sollte nicht länger als eine Din A4 Seite lang sein
  • Verfassen Sie das Anschreiben in einfachen Sätzen, die klar verständlich sind. Vermeiden Sie komplizierte Formulierungen und verschachtelte Sätze. Diese sind schwer zu lesen und führen zu Verwirrungen
  • Wählen Sie in Ihrem Anschreiben einen sachlichen Ton. Emotionale Formulierungen sollten Sie vermeiden, auch wenn Sie persönliche Dinge von sich beschreiben
  • Halten Sie sich an die Absätze, die wir Ihnen im nächsten Teil unserer Tipps geben. Sie erhält Ihr Anschreiben eine klare Struktur
  • Vermeiden Sie Selbstmarketing. Sie sollen sich selbstverständlich in einem guten Licht darstellen, aber nicht über den grünen Klee loben
  • Wählen sie ein modernes Layout, das ansprechend ist und den aktuellen Formaten, die genutzt werden, entspricht
  • Wählen Sie einen höflichen, formalen Ton für Ihr Anschreiben. Es ist wichtig, dass Sie immer sachlich bleiben
  • Richten Sie den Fokus auf Ihre fachliche Eignung, nicht auf Ihre Person

Beispiel der Struktur Ihres Anschreibens als Sekretärin

Wenn Sie Ihr Anschreiben gut strukturieren, lässt es sich einfach lesen. Sie machen es der Person, die es lesen, einfacher, alle wichtigen Informationen zu finden, die benötigt werden.

Hier eine Vorlage für eine gute Struktur:

  • Kopfzeile
  • Betreff
  • Eröffnungsgruß
  • Erster Absatz: Informationen zu sich als Kandidat
  • Zweiter Absatz: Erfahrungen, Kenntnisse
  • Dritter Absatz: Ihre Motivation zur Bewerbung
  • Vierter Absatz: Aufruf zum Handeln
  • Grüße
  • Anhänge

Diese entspricht momentan dem modernen Layout, wie es in Anschreiben für Bewerbungen verwendet wird.

Kopfzeile

Hier nennen Sie die wichtigsten Daten zu Ihrer Person. Das ist der Name und wie man Sie kontaktieren kann. Wichtig sind hier Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Ein Anschreiben wird auch immer datiert mit dem tagesaktuellen Datum.

Vermeiden Sie es auf jeden Fall, das gleiche Schreiben an verschiedene Firmen zu schicken. Erfahrene Personaler merken dies sofort und legen Ihnen das als Fehler aus. Gehen Sie in Ihrem Schreiben auf das Unternehmen ein, bei dem Sie sich bewerben.

Adressieren Sie das Anschreiben immer an den Personaler des Unternehmens. Meist ist ein Name der Kontaktperson genannt, an die Sie das Schreiben adressieren sollen.

Sollte einmal kein Name genannt sein, können Sie das Schreiben einfach an die “Personalabteilung” adressieren.

Des Weiteren nennen Sie im Betreff immer, dass Sie sich auf eine Stelle bewerben. So kann es schneller bearbeitet werden.

Der Eröffnungsgruß erfolgt immer formal mit einer persönlichen Anrede wie

  • Sehr geehrter Herr
  • Sehr geehrte Frau

In Deutschland ist ein Doktoren- oder Professorentitel ein Titel, bei dem eine Person benannt wird. Deshalb wird eine solche Person auch immer persönlich so bezeichnet mit

  • Sehr geehrter Doktor
  • Sehr geehrter Professor

Dabei entfällt die weibliche Anrede und auch die Formulierung “Frau” oder “Herr”. Der Titel ersetzt diese.

Ist es nicht klar, welche Person Ihre Bewerbung erhalten wird, können Sie sich mit der Formulierung “sehr geehrte Damen und Herren” formal halten.

Erster Absatz

Das ist Ihr Aufhänger für das Anschreiben. Hier nennen Sie Ihre berufliche Qualifikation, damit der Personaler direkt sehen kann, dass Sie über die Qualifikation für den Beruf verfügen.

Gutes Beispiel
Ich verfüge über die entsprechenden Voraussetzungen für Ihr Anforderungsprofil und bin aktuell auf der Suche nach einer neuen Herausforderung. Ich möchte gerne andere Arbeitsweisen kennenlernen und möchte mich Ihnen auf diesem Wege vorstellen.
Schlechtes Beispiel
Ich arbeite seit vielen Jahren als Sekretärin. Deshalb habe ich die erforderlichen Qualifikationen und möchte mich bei Ihnen bewerben.

Zweiter Absatz

Hier ist der Ort, an dem Sie Ihre beruflichen Qualifikationen nennen. Sie können hier auf verschiedene Punkte Ihrer Tätigkeit bisher eingehen und diese vorstellen.

Gutes Beispiel
Momentan arbeite ich in ungekündigter Stellung in einem Ingenieurbüro für Baumaschinen in dem ich seit 4 Jahren als Angestellte, Kauffrau für Bürokommunikation tätig bin.
In dieser Funktion erledige ich die Kundenbetreuung in Form von Telefonaten sowie persönlicher Betreuung bei Projektbesprechungen, Abwicklung der gesamten Postbearbeitung, Verteilung und Archivierung der technischen Unterlagen und Bearbeitung und Verteilung der anfallenden Korrespondenz. Ich organisiere und archiviere die verschiedenen Projektdaten in Form von Verzeichnissen, Terminabstimmung der gesamten Belegschaft, der technische Bearbeitung der internen Arbeitsabläufe für Zeit- bzw. Nebenkostenaufwendungen, die als Grundlage sowie Unterstützung der Buchhaltung dienen.
Neben meiner beruflichen Tätigkeit nehme ich an einer freiwilligen Teilzeit-Weiterbildungsmaßnahme zur Fachkauffrau für Büromanagement (ehem. Sekretariatsfachkauffrau) teil. Diese finanziere ich selbst, um meine Fähigkeiten sowie meinen Bildungsstand zu erweitern.
Schlechtes Beispiel
Ich arbeite seit vielen Jahren in Unternehmen als Sekretärin. Dort konnte ich alle Aspekte des Jobs lernen und bringe die nötigen Qualifikationen mit, um den Job in Ihrem Unternehmen zu erfüllen.

Dritter Absatz

In diesem Absatz nennen Sie die Motivation, mit der Sie sich für den Job bewerben. Das ist wichtig, damit der Personaler versteht, dass Sie sich für die Position interessieren. Hier sollten Sie konkret auf das Unternehmen eingehen, bei dem Sie sich bewerben.

📌Tip: Hier kommt es immer gut an, wenn Sie sich vorab über die Firma informiert haben. Entsprechende Informationen finden Sie auf der Webseite oder auf Karriereportalen. Zum einen hilft Ihnen das, eine personalisierte Bewerbung zu schreiben, zum anderen zeigt es dem Personaler, dass Sie sich wirklich für das Unternehmen interessieren.
Gutes Beispiel
Ich verfolge schon seit längerem die Entwicklung der Industriekultur Süd AG, die als anerkannter Vorreiter auf dem Gebiet der industriellen Entwicklung gilt. Da ich mich sehr davon angezogen fühle, möchte ich diese Gelegenheit ergreifen und mich für die Position der Sekretärin der Geschäftsleitung bewerben. Ich möchte daran teilhaben, das Unternehmen in neue Bereiche einzuführen und erfolgreich zu machen.
Schlechtes Beispiel
Mich interessiert Ihr Unternehmen sehr. Es ist bekannt als guter Arbeitgeber, der viel für seine Mitarbeiter tut. Deshalb würde ich die Gelegenheit gerne nutzen und für Sie arbeiten.

Vierter Absatz

In diesem Absatz erfolgt der Aufruf zum Handeln. Sie möchten zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden und das sollten Sie ganz klar formulieren. Deshalb wird dieser Absatz auch “Call for Action” genannt.

Gutes Beispiel
Ich würde Sie gerne dazu einladen, mir einen Vorstellungstermin zu geben und in einem persönlichen Gespräch weitere Punkte und offene Fragen zu klären. Über eine Einladung von Ihnen freue ich mich daher ganz besonders.
Schlechtes Beispiel
Ich hoffe, dass ich Ihr Interesse wecken konnte. Deshalb würde ich mich über eine positive Nachricht Ihrerseits freuen.

Grüße

Jedes Schreiben wird mit einem Gruß beendet. Hier gibt es keine besondere Formulierung, die gut oder schlecht ist, wir geben Ihnen hier die Grüße, die meist verwendet werden:

  • Mit freundlichem Gruß
  • Mit freundlichen Grüßen
  • Hochachtungsvoll

Danach nennen Sie noch die Anlagen, die Sie beigefügt haben.

Inhalt und Layout zur richtigen Gestaltung eines erfolgversprechenden Anschreibens

Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der guten Vorbereitung. Dazu gehört, dass Sie sich über das Unternehmen und den Job informiert haben. Lesen Sie sich genau die Stellenausschreibung durch und gehen Sie in Ihrem Anschreiben darauf ein.

In Ihrer Recherche schauen Sie, wie der Aufbau des Unternehmens ist, wie die Mitarbeiterstruktur aussieht und welche Schwerpunkte das Unternehmen auf dem Markt hat. Das sind Punkte, durch die Sie Ihr Anschreiben personalisieren können.

Ihr Anschreiben sollte der Struktur folgen, die wir Ihnen bisher genannt haben. So ist es einfach, dass der Personaler die Informationen findet, die er sucht. Wenn sie hier und dort im Schreiben verteilt sind, führt das zu Verwirrungen und ergibt den Eindruck, dass Sie selbst nicht beim Schreiben bei der Sache waren. Das kann Ihnen negativ ausgelegt werden, denn wenn Sie sich schon bei der Bewerbung nicht konzentrieren können, werden Sie das auch in Ihrem Job nicht tun.

Formulieren Sie Ihre Sätze einfach und kurz. Das ist leichter zu lesen. Gliedern Sie das Anschreiben in die Absätze, die wir zuvor beschrieben haben. So haben Sie einen roten Faden, an dem Sie sich orientieren können.

Verwenden Sie einfach zu lesende Schriftarten und auch eine -größe, die sich einfach lesen lässt.

Bei den Schriftarten sind Arial, Helvetica, Times New Roman und Georgia die Klassiker. Die Schriftgröße sollte bei 10 bis 12 pt liegen.

Sollten Sie Ihre Bewerbung online verschicken, speichern Sie diese als PDF, um es dann zu verschicken.

Checkliste für das Anschreiben als Sekretärin

Es ist immer eine gute Idee, wenn Sie Ihr Anschreiben einmal von einer weiteren Person lesen lassen. Am besten ist es selbstverständlich, wenn Sie einen Personaler kennen, der Ihnen professionelles Feedback geben kann. Aber selbst wenn Sie niemanden mit diesem Job kennen, ist es immer gut, wenn jemand aus der Familie oder dem Freundeskreis das Anschreiben liest.

Denken Sie außerdem daran, dass Sie alle Anhänge beigefügt haben.

Kontrollieren Sie folgende Punkte noch einmal genau:

  • Ist Ihr Schreiben eine Din A4 Seite lang und nicht länger?
  • Sind Name und Kontaktdaten korrekt?
  • Ist das Anschreiben mit dem aktuellen Datum versehen?
  • Haben Sie die Person korrekt angesprochen, die Ihr Schreiben lesen wird?
  • Ist die Form im gesamten Dokument gleich?
  • Haben Sie die verschiedenen Absätze eingehalten und ausreichend formuliert?
  • Haben Sie persönliche Informationen zu sich genannt?
  • Ist die Motivation für Ihre Bewerbung ausreichend dargestellt worden?
  • Sind die Sätze einfach formuliert und kurz?
  • Sind persönliche Stärken genannt?
  • Ist der Aufruf zum Handeln klar formuliert?
  • Ist der Abschiedsgruß am Ende des Schreibens korrekt?
  • Haben Sie das Anschreiben manuell unterschrieben?
  • Sind alle Anlagen beigefügt, die Sie im Anschreiben genannt haben?

Wie man ein Bewerbungsschreiben für eine Sekretärin verfasst

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