Laut einer Statistik bewerben sich in Deutschland jedes Jahr mehr als 2 Millionen Menschen um Büro- und Sekretariatsstellen.
Da die Konkurrenz groß ist, ist ein überzeugendes Anschreiben sehr wichtig.
Zunächst sollen Sie die von den deutschen Personalverantwortlichen erwarteten Kriterien kennen, wenn Sie in der DACH-Region arbeiten möchten. Der/die Bewerber*in sollte seine akademischen und beruflichen Qualifikationen aufzeigen und erläutern, wie er/sie die Ziele des Unternehmens erreichen kann. In unserem Leitfaden finden Sie alles, was Sie brauchen, um ein perfektes Bewerbungsschreiben für die Bewerbung als Sekretär*in zu verfassen.
Hier finden Sie:
- Richtlinien für perfektes Bewerbungsschreiben, um Personalchefs zu beeindrucken;
- Leitfaden zum Verfassen der einzelnen Abschnitte Ihres Anschreibens;
- Professionelle Tipps, damit sich Ihr Anschreiben von der Masse abhebt;
- Antworten auf die häufig gestellte Fragen.
Mit unserem kostenlosen Lebenslauf-Builder können Sie Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben als Sekretär*in perfekt erstellen. Wir haben eine Reihe von Vorlagen für Sie zusammengefasst, um den Bewerbungsprozess zu beschleunigen und zu erleichtern. Lesen Sie weiter, um sich bestmöglich auf die Bewerbung vorzubereiten.
Inhaltsverzeichnis
Beispiel für Bewerbungsschreiben als Sekretär*in
Arbeiterstraße 3
1234 Berlin
E-Mail: anna.weber@xing.com
Tel: 0123 / 111 11 13
HLB Prüf-Treuhand GmbH & Co KG
Herr Thomas Hofer
Musterstraße 5
2746 Berlin
Berlin, 02.30.2020
Bewerbung als Sekretär*in der Geschäftsführung
Sehr geehrter Herr Thomas Hofer,
als ich das Jobangebot sah, war ich überzeugt, dass dies meine Chance für einen beruflichen Aufstieg ist. Ich habe drei Jahre bei einer führenden internationalen Wirtschaftskanzlei “Hengeler Mueller” ein Team von zehn Mitarbeitern unterstützt. Derzeit bin ich auf der Suche nach einer neuen Herausforderung mit mehr Verantwortung.
Ein teamorientiertes Arbeitsumfeld sowie eine partnerschaftliche Zusammenarbeit liegen mir besonders am Herzen. Wenn Sie mich einstellen, gewinnen Sie eine Mitarbeiterin, die alle erforderlichen Eigenschaften für den Job mitbringt und über die entsprechende Erfahrung in einem Sekretariatsumfeld verfügt. Vor meinem Berufseinstieg habe ich ein Studium zur Internationalen Wirtschaftskommunikation an der Universität Berlin erfolgreich abgeschlossen. Diese Erfahrung hat mir ein hohes Maß an Eigenverantwortung, aber auch ein ausgeprägtes Durchsetzungsvermögen beschert.
Heute ist die Unterstützung meiner Vorgesetzten in alltäglichen Angelegenheiten ebenso Teil meiner Arbeit wie alle Verwaltungsaufgaben. Ich habe in meinem Team die Rolle des “Allrounders” übernommen und finde immer eine Lösung für alle Fragen. Deshalb vertrauen mir meine Chefs und Kollegen in organisatorischen Fragen. So hat sich die Effizienz der Zusammenarbeit unseres Teams seit meinem Einstieg in diese Stelle deutlich erhöht. Dies wird durch den Effizienzindex unseres Personalleiters bestätigt, der auf 28 % gestiegen ist.
Ich erledige alle Aufgaben wie geschäftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Organisation von Besprechungen und Meetings, die Koordinierung der Termine und allgemeine Sekretariatsaufgaben mit höchster Vertraulichkeit
Fachübergreifende Kommunikations- und Verwaltungsaufgaben liegen in meiner Natur. In einem internationalen Umfeld sind gute Kommunikationsfähigkeiten unerlässlich, ebenso wie organisatorische Fähigkeiten bei der Koordinierung interner Aktivitäten, die ich in Ihre Firma mitbringe. Zudem bin ich bereit die Führungskräfte, zu unterstützen sowie strategische und operative Aufgaben zu übernehmen.
Meine Kündigungsfrist beträgt drei Monate, der früheste Eintrittstermin ist also der 1. Januar 2020. Die Gehaltsvorstellung liegt bei 3.000 Euro pro Jahr. Da ich mich derzeit in einem Arbeitsverhältnis befinde, bitte ich Sie, diese Bewerbung vertraulich zu behandeln.
Sollte meine Bewerbung Ihr Interesse geweckt haben, freue ich mich schon jetzt darauf, in einem persönlichen Gespräch die gegenseitigen Erwartungen und Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu besprechen.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Weber
Anlage:
Lebenslauf
Zeugnisse
Referenzen
Ziele und Bestandteile des Anschreibens für Sekretär*in
Das Anschreiben gilt als Kernstück jeder Bewerbung. Das Ziel eines Bewerbungsschreibens ist es, den Arbeitgeber davon zu überzeugen, dass Sie für eine Sekretariatsstelle geeignet sind. Wie das aussehen kann, sehen Sie im Anhang. Idealerweise sollte das Bewerbungsschreiben nicht länger als eine A4-Seite sein. Zunächst sollten Sie aufschreiben, was Sie an der Stelle interessiert und warum Sie für dieses Unternehmen arbeiten möchten. Dann sollten Sie Angaben zu Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung vorlegen. Wenn Sie über besondere Fähigkeiten verfügen – z. B. Sprach- oder Computerkenntnisse -, die in der Jobanzeige verlangt werden, sollten Sie diese unbedingt angeben.
Anhand konkreter Beispiele sollten Sie nachweisen, dass Sie über Erfahrungen in diesen Bereichen verfügen. Auch Ihre Soft Skills sind ein wichtiger Punkt in Ihrem Bewerbungsschreiben. Als Nächstes gehen Sie auf Ihre Fähigkeiten ein, die Ihnen bei Ihrer Arbeit als Sekretär*in helfen werden.
Aufbau eines Bewerbungsschreibens
Neben dem passenden Inhalt ist auch der richtige formale Aufbau wichtig, um mit einem Bewerbungsschreiben überzeugen zu können. Wir zeigen Ihnen, woraus ein Bewerbungsschreiben genau besteht und wie es formal gestaltet werden kann.
Dabei empfehlen wir den folgenden Ausbau:
- Briefkopf mit eigenen Kontaktdaten;
- Empfängeradresse;
- Ort und Datum;
- Betreff;
- Anrede;
- Bewerbungstext;
- Grußformel;
- Signatur;
- Anlage.
Lassen Sie uns nun gemeinsam besprechen, wie die einzelnen Abschnitte zu einem perfekten Anschreiben zusammengesetzt sind.
Beginnen Sie mit der Briefkopf
Die Kopfzeile des Anschreibens besteht wie bei Ihrem Lebenslauf aus Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten. Der einzige Unterschied besteht darin, dass Sie hier die Angaben sowohl des Absenders als auch des Empfängers angeben sollten, da es sich um ein formelles Dokument handelt.
Informationen zum Absender
Also fangen Sie mit Ihrem Namen an – schreiben Sie den Vor- und Nachnamen – verwenden Sie eine größere bzw. fettere Schrift. Sie sollten hier Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse schreiben.
Zum Beispiel:
Arbeiterstraße 3
1234 Berlin
E-Mail: anna.weber@xing.com
Tel: 0123 / 111 11 13
Adresse des Empfängers
Hier sind der Name und die Adresse des Unternehmens, bei dem Sie sich bewerben möchten. Wenn Sie einen direkten Ansprechpartner für Ihre Bewerbung haben, sollte diese Person direkt unter dem Firmennamen aufgeführt werden.
Zum Beispiel:
Herr Thomas Hofer
Musterstraße 5
2746 Berlin
Ort und Datum
Diese Informationen sollten rechts unter den Kontaktdaten des Empfängers stehen. Bitte beachten Sie die deutsche Schreibweise.
Betreff
Die Betreffzeile wird immer nach dem Datum und dem Ort auf der linken Seite eingegeben. Der Betreff des Anschreibens sollte kurz und aussagekräftig sein und die Bezeichnung der Stelle, auf die Sie sich bewerben, enthalten. Darüber hinaus sollte der Betreff in einer Bewerbung fett gedruckt werden. Es ist zwar nicht obligatorisch, aber es lenkt die Aufmerksamkeit auf sich und verleiht dem Dokument ein gepflegtes Aussehen.
Zum Beispiel:
⚠️Hier gibt es zwei heikle Punkte zu beachten:
- Bei der Bewerbung für ein Praktikum oder eine Ausbildung sollten Sie den Betreff mit der Prräposition “für” schreiben. Zum Beispiel: Bewerbung für ein Praktikum vom 20.05.2020 bis 12.12.2020 als Assistent des Geschäftsführers oder Bewerbung für eine Ausbildung als Übersetzer.
- Wenn wir uns um eine Stelle bewerben, schreiben wir den Betreff mit der Konjunktion “als“. Wenn der Arbeitgeber nach einer Anzeigennummer oder etwas Ähnlichem fragt, sollten Sie diese unbedingt angeben. Sie können sich auch ohne direkte Aufforderung bewerben, wenn die entsprechende Nummer in der Anzeige angegeben ist. Zum Beispiel: Bewerbung als Verkäuferin.
In der Anrede wenden Sie sich direkt an die Person, die Ihr Vorstellungsschreiben erhalten soll. Kennen Sie den Namen Ihres Ansprechpartners? Dann empfehlen wir Ihnen, ihn in Ihre Grußbotschaft aufzunehmen. Dies zeigt, dass Sie die Bewerbung sorgfältig gelesen haben. Wissen Sie nicht, wer Ihre Kontaktperson ist? Werfen Sie einen Blick auf die Homepage des Unternehmens, vielleicht finden Sie die Kontaktdaten der Personalverantwortlicher*in. Ansonsten können Sie auch eine allgemeine Begrüßung verwenden.
Zum Beispiel:
Beispiel für allgemeine Anrede: Sehr geehrte Damen und Herren.
Bewerbungstext: Einleitung, Hauptteil und Abschluss
Der Inhalt des Anschreibens ist in 5 verschiedene Abschnitte unterteilt. Er beginnt mit einer Einleitung, gefolgt vom Hauptteil mit Erfahrungen, Kompetenzen, Fähigkeiten und Motivation sowie auch einem Schluss. Darüber hinaus ist der formale Aufbau des Anschreibens entscheidend für den Erfolg Ihrer Bewerbung. Im Folgenden nehmen wir alle Teile unter die Lupe, um sicherzustellen, dass Sie eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch erhalten.
Einleitung Ihrer Bewerbung als Sekretär*in
Der erste Absatz des Anschreibens sollte den Leser in seinen Bann ziehen. Mit diesem Teil der Bewerbung wollen Sie die Aufmerksamkeit und das Interesse des Lesers an Ihrer Bewerbung wecken. Ein Link zu einem Unternehmen oder ein Name des Unternehmens bzw. einer Stellenanzeige ist immer ein guter Weg, um sich erfolgreich vorzustellen. Zudem ist es empfehlenswert, die Informationen konkret und präzis anzugeben und mit Zahlen und Daten unterstützen.
Der Hauptteil Ihrer Bewerbung als Sekretär*in
In diesem Bereich können Sie Ihre beruflichen Erfahrungen, Kompetenzen und Fähigkeiten einbringen. Mit dieser Beschreibung wollen Sie die Menschen von sich überzeugen, Ihren beruflichen Werdegang darstellen und zeigen, dass Sie der richtige Kandidat für die offene Stelle sind. Zusätzlich sollte das Bewerbungsschreiben einen Absatz enthalten, in dem Sie die Motivation für diese Stelle erklären.
Erfahrungen, Kompetenzen und Fähigkeiten
Die Aufmerksamkeit des Personalchefs ist nun geweckt, denn Sie haben die Qualifikationen, nach denen er sucht. Erzählen Sie von Ihren Kernkompetenzen, den erledigten Aufgaben, den erreichten Ergebnissen und den Entscheidungen, die Sie eigenverantwortlich getroffen haben.
Dabei ist es wichtig, das Inserat aufmerksam zu lesen. Dadurch können Sie bestimmen, welche Schlüsselwörter in der Jobbeschreibung vorkommen. Die meisten deutschen Unternehmen verwenden das Applicant Tracking System (ATS), ein System zur Überprüfung von Bewerbungen. ATS erkennt geeignete Bewerbungen durch die Berechnung der Schlüsselwortdichte und einiger anderer Parameter – je mehr relevante Schlüsselwörter in Ihrem Anschreiben enthalten sind, desto besser sind Ihre Chancen, den elektronischen Test zu bestehen. Sie sollten alle Probleme aufzeigen, mit denen der Personalchef oder Ihr potenzieller Vorgesetzter konfrontiert ist, und Ihre Lösung anhand eines Beispiels anbieten.
Sie sollten Ihre berufliche Leistung einbeziehen – mit den Ergebnissen, die Sie für das Unternehmen geschaffen haben, und deren Auswirkungen auf die wichtigsten Leistungsindikatoren von Ihnen und der Geschäftsführung.
Ich erledige alle Aufgaben wie geschäftliche Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, die Organisation von Besprechungen und Meetings, die Koordinierung der Termine und allgemeine Sekretariatsaufgaben mit höchster Vertraulichkeit.
Motivation
In diesem Abschnitt sollten Sie Ihr Interesse an einem Einstieg in das Unternehmen zum Ausdruck bringen. Vermitteln Sie Ihre Leidenschaft für die Branche und zeigen Sie, wie die Stelle mit Ihren kurz- und langfristigen Karrierezielen zusammenpasst.
Hier wäre es hilfreich, wenn Sie sich über die Unternehmenskultur, die Vision, die Mission und den Zweck des Unternehmens informieren würden – weitere Informationen finden Sie auf der Website des Unternehmens im Abschnitt “Über uns”.
Dieser Abschnitt des Anschreibens ist besonders wichtig, denn hier wird das Anschreiben auf den Arbeitgeber angepasst. Sie sollten einige Nachforschungen anstellen, um die Interessen und Abneigungen in Bezug auf die Stelle und die Ähnlichkeiten zwischen Ihren Karrierezielen und den Zielen des Unternehmens zu ermitteln.
Schlussteil und Handlungsaufforderung
Dieser Teil gibt Ihnen die Möglichkeit zum Ausdruck zu bringen, wie sehr Sie sich auf Ihr persönliches Treffen und das Vorstellungsgespräch freuen. Jedes formelle Schreiben sowie auch Bewerbungsschreiben hat einen Zweck, woran Sie sie am Ende erinnern sollten – das ist die Call-to-action. Call-to-action” kann als Aufforderung zum Handeln übersetzt werden. Wie der Name schon sagt, soll er den Leser zu einer bestimmten Handlung veranlassen. Ein Aufruf zum Handeln ist daher ein beliebtes Marketinginstrument, das in fast allen Medien eingesetzt wird. Bei Texten befindet sich die Handlungsaufforderung meist am Ende. Sie ist besonders wirksam, wenn sie gut sichtbar und für den Leser attraktiv ist. Der Leser soll sich nicht herablassend behandelt fühlen. Die Formulierung sollte eher einen Handlungsimpuls auslösen, kurz und prägnant sein.
Hier sollten Sie den Personalverantwortlichen um ein Vorstellungsgespräch bitten, Ihre Bereitschaft zu Verhandlungen erklären, Ihre Gehaltsvorstellungen nennen und das Datum Ihres Arbeitsantritts nennen, falls Sie ausgewählt werden.
Sollte meine Bewerbung Ihr Interesse geweckt haben, freue ich mich schon jetzt darauf, in einem persönlichen Gespräch die gegenseitigen Erwartungen und Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu besprechen.
Grußformel und Signatur
Ihr Bewerbungsschreiben schließen Sie mit einer Grußformel ab. Nach der Begrüßung folgen Ihr Vor- und Nachname oder Ihre handschriftliche Unterschrift. Sie können auch angeben, welche Anhänge Sie versenden möchten. Diese sind ganz unten auf der Seite aufgeführt.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Weber
Anlage:
Lebenslauf
Zeugnisse
Referenzen
Tipps zum Verfassen des perfekten Anschreibens
- Wählen Sie die richtige Vorlage für Ihr Anschreiben im Lebenslauf;
- Stellen Sie Ihre Erfahrungen, akademischen Abschlüsse und beruflichen Qualifikationen in den Vordergrund;
- Beachten Sie die allgemein anerkannten deutschen Richtlinien für formelle Briefe;
- Schreiben Sie Ihr Anschreiben auf jede Stelle, auf die Sie sich bewerben, individuell ab;
- Lesen Sie die Beschreibung sorgfältig durch, um relevante Schlüsselwörter zu finden;
- Verwenden Sie keine Aufzählungspunkte und schreiben Sie keine langen Sätze;
- Schreiben Sie 3-4 aussagekräftige Absätze über Ihre Qualifikationen, Fähigkeiten und Ihre Motivation;
- Ein Anschreiben gehört zu einem Geschäftsbrief und sollte so klar und prägnant wie möglich sein;
- Vervollständigen Sie die Botschaft mit einem CTA;
- Verwenden Sie eine moderne Vorlage für Ihr Anschreiben, um Ihre Bewerbung hervorzuheben.
FAQs zum Bewerbungsschreiben
Warum ist ein Anschreiben so wichtig?
Wenn Sie sich um eine Stelle bewerben, können Sie auf ein Anschreiben nicht verzichten. Wenn er überzeugend geschrieben ist, kann er sogar die Tür zu einem Vorstellungsgespräch öffnen. Ein Anschreiben kann dem Personalverantwortlichen nämlich genau zeigen, warum Sie die richtige Person für die Stelle sind.
Soll ich ein Foto in mein deutsches Anschreiben einfügen?
Das können Sie eher nicht. Normalerweise soll ein Foto im Lebenslauf vorhanden sein. Deutsche Unternehmen haben im Allgemeinen kein Problem mit Bewerbungen, die ein Foto des Bewerbers enthalten. Dennoch ist es ausreichend, das Bewerbungsfoto nur ein Mal in einem Dokument hinzufügen.
Muss ich meine Gehaltsvorstellungen angeben?
Wenn ein Unternehmen in einer Stellenanzeige ausdrücklich um Gehaltsangaben bittet, sollten Sie dieser Bitte unbedingt nachkommen. Immer! In diesem Fall wird die Gehaltsforderung obligatorisch. Es spielt keine Rolle, ob Sie sich unwohl fühlen oder Angst haben, etwas falsch zu machen. Sie sollten sich selbstbewusst ausdrücken, was von Ihrer Professionalität zeugt.
Wie lange soll ich auf die Antwort auf meine Bewerbung warten?
Wenn Sie Ihre Bewerbung bereits abgeschickt haben, haben Sie noch etwas Geduld. Laut Statistik geben 87% der Arbeitgeber an, dass sie im Durchschnitt innerhalb von zwei Wochen auf eine Bewerbung antworten.
Anschreiben vs. Motivationsschreiben – was ist der Unterschied?
Das Anschreiben und das Motivationsschreiben haben die gleiche Struktur, jedoch haben sie unterschiedliche Schwerpunkte. Das Motivationsschreiben ist die dritte Seite einer Bewerbung nach dem Anschreiben und dem Lebenslauf. Sie können Ihre Motivation und Ihre persönlichen Ziele im Detail erläutern. Motivationsschreiben bieten Raum für Individualität und die Möglichkeit, sich zu positionieren.
Wie ist die Berufsbezeichnung für eine Sekretärin?
Durch die Globalisierung und Digitalisierung hat sich das Berufsbild der Sekretärin in den letzten Jahren stark verändert. Heute wird eine Sekretärin oft auch als Sekretärin, Assistentin der Geschäftsführung oder sogar als Office Manager bezeichnet. Als Sekretär*in kann sowohl ein Mann als auch eine Frau sein.
