So schreiben Sie einen guten Lebenslauf als Sekretärin

Der Job der Sekretärin ist ein sehr wichtiger und es werden immer Positionen vergeben. Man mag schnell meinen, dass die Sekretärin die kleine graue Maus ist, die für Ihren Chef Kaffee kocht und ihm und seinen Gästen serviert.

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Aber weit gefehlt, der Job der Sekretärin ist einer der wichtigsten im Unternehmen. Sie ist Dreh- und Angelpunkt, vermittelt Informationen zwischen Mitarbeitern und dem Chef, verwaltet seinen Terminkalender, schreibt Briefe für ihn und vieles mehr.

In diesem Job gibt es viele, die als Quereinsteiger beginnen. Oft gibt es Kauffrauen für Bürokommunikation, Fremdsprachensekretärinenn, Kaufmännische Wirtschaftsassistentinnen oder Marketingkommunikation, die sich für diesen Job entscheiden.

Als Sekretärin kann man jederzeit in vielen verschiedenen Sparten unter kommen. Dabei seien nur folgende als Beispiel zu nennen:

  • Elektro
  • Fahrzeugbau
  • Finanzdienstleistungen
  • Immobilien
  • Möbel
  • Hotel
  • Gaststätten
  • Tourismus
  • Wirtschaftsbereiche
  • Recht
  • Medien
  • Informationsdienste
  • Sozialversicherung

Wenn Sie sich als Sekretärin in einem Unternehmen bewerben sollten Sie einen guten Lebenslauf schreiben, da sich damit Ihre Möglichkeiten und auch das Gehalt entscheidend verbessern.

Lebenslauf Vorlage für eine Sekretärin

Wir geben Ihnen hier einmal ein gutes Beispiel für Informationen zu einer Sekretärin, die Sie für sich nutzen können.

Kopfzeile ihres Anschreibens mit Ihren persönlichen Daten und allen Kontaktinformationen

Angela Braun
Sekträrin
Frankfurt, Deutschland
Tel: 069-948624
E-Mail Adresse: braun.angela85@gmail.com

Berufserfahrung
Sekretärin, Handelsgruppe Süd, Frankfurt
Januar 2018 bis 2022

  • Telefonbetreuung
  • Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
  • Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
  • Terminorganisation und Terminkoordination
  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
  • Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
  • Organisation und Begleitung von Meetings und Events
  • Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichten

Sekretärin, Reisebüro Travelstar, Frankfurt
Januar 2015 bis Dezember 2017

  • Telefonbetreuung (Outbound, Inbound)
  • Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
  • Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
  • Terminorganisation und Terminkoordination
  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
  • Organisation und Verwaltung von Büromaterial
  • Postbearbeitung
  • Informationsbeschaffung und Auswertung
  • Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
  • Organisation und Begleitung von Meetings und Events
  • Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
  • Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
  • Organisation von Reiseorganisation inkl. Abrechnung
  • Vorbereitung der Lohnverrechnung und grundlegende Buchhaltungstätigkeiten
  • Marketing-Aktivitäten

Ausbildung

Realschulabschluss
Realschule Platz, Frankfurt
April 2011

Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation
Kaufmännische Berufsschule, Frankfurt
Juni 2009 bis 2011

Qualifikationen und zusätzliche Kompetenzen

Sprachen: Englisch, Französisch, Italienisch
Zusatzqualifikation: Personalverrechnung, E Commerce Anwendungen, Social Media Moderation

Meine Stärken:

  • Menschenkenntnis
  • Stressresistenz
  • Organisation

Was sind die Gehaltschancen als Sekretärin?

Wenn Sie als Sekretärin arbeiten möchten hängt Ihr Gehalt von verschiedenen Faktoren ab:

  • Größe des Arbeitsgebers
  • Berufserfahrung
  • Region
  • Branche

Deshalb ist es ein wenig schwer, eine globale Antwort auf diese Frage zu geben.

Das Einstiegsgehalt einer Sekretärin liegt bei rund 2.250 Euro brutto im Monat.

Wenn Sie mehrere Jahre Berufserfahrung haben können Sie Ihr Gehalt auf bis zu 2.500 Euro brutto im Monat bringen.

Durch Fortbildungen können Sie Ihr Einkommen noch erhöhen.

Tipps und tricks für den perfekten Lebenslauf als Sekretärin

Bestandteile einer guten Bewerbung sind ein Lebenslauf und ein Anschreiben. Beides sind wichtige Faktoren, die Sie nicht vernachlässigen sollten.

Wir geben Ihnen in unserem Artikel hilfreiche Tipps und Tricks und auch Vorlagen, die Sie herunterladen und für Ihre eigene Bewerbung nutzen können.

So sollte der Aufbau Ihres Lebenslaufes aussehen

  • Persönliche Daten und Kontaktinformationen
  • Bisherige Anstellungen
  • Ausbildung und zusätzliche Qualifikationen
  • Kenntnisse und Fähigkeiten
  • Zusätzliche Informationen wie Fremdsprachen, abgeschlossene Seminare und persönliche Eigenschaften

Gestalten Sie Ihren Lebenslauf einfach und strukturiert

Bei der Vergabe einer neuen Stelle erhält die Personalabteilung eine Flut von verschiedenen Bewerbungen. Deshalb haben die Verantwortlichen nicht viel Zeit, um Ihre Unterlagen zu sichten. Wenn Sie dies im Kopf behalten ist es praktisch selbstverständlich, dass Sie schnell und einfach überzeugen müssen, damit Ihre Unterlagen genommen werden.

Verfassen Sie Ihren Lebenslauf einfach und schnell zu lesen. Benutzen Sie einen minimalistischen Stil, bei dem Sie komplizierte Formulierungen vermeiden. Am besten verfassen Sie Ihre bisherigen Aufgaben in Stichpunkten.

Ein guter Lebenslauf ist nicht länger als eine Din A4 Seite sein. Die Schriftart sollte einfach zu lesen sein, nicht verschnörkelt oder verspielt. Es haben sich bei Personalern die Schriftarten Arial, Cambria, Calibri und Times New Roman als besonders beliebt herausgestellt.

Die Schriftgröße sollte am besten 10 bis 12 pt sein.

📌Tipp: Fassen Sie sich kurz und prägnant in der Formulierung Ihres Lebenslaufs. Stichpunkte geben einen guten Überblick über Ihre bisherigen Tätigkeiten.

Format und Struktur

Bei einem Lebenslauf ist eine einfache und klare Struktur wichtig. Personaler mögen keine komplizierten Beschreibungen oder Rahmen oder andere komplizierte Formen. Das schafft Verwirrungen und ist das beste Rezept, dass Ihre Bewerbung aussortiert wird. Je einfacher desto besser hat sich herausgestellt.

Beim Verfassen Ihrer beruflichen Erfahrungen verfahren Sie antichronologisch. Das bedeutet, dass Sie die letzte Stelle oder die Sie aktuell noch bekleiden an die erste Stelle in der Beschreibung kommen.

Sie nennen den Arbeitgeber mit seinem Standort und in welchem Zeitraum Sie für ihn gearbeitet haben.

Danach nennen Sie in kurzen Stichpunkten die verschiedenen Aufgaben, die Sie für ihn gemacht haben. So erhält der Personaler einen schnellen Überblick über das, was Sie können.

Danach machen Sie gleiches mit der vorherigen Stelle und immer so weiter. Der Lebenslauf sollte keine Lücken aufweisen. Wenn es doch einmal sein sollte, dass Sie für mehr als zwei Monate keine Anstellung hatten sollten Sie dies trotzdem auch im Lebenslauf nennen. Sie können dort Weiterbildungen oder dergleich angeben, die diese Lücke erklären.

Nach der Berufserfahrung nennen Sie Ihren Schulabschluss. Als Sekretärin brauchen Sie keinen bestimmten Berufsabschluss, da Sie auf verschiedene Arten zu diesem Beruf gekommen sein können. Nennen Sie deshalb den Abschluss, den Sie erlangt haben zusammen mit der Institution und dem Jahr, in dem Sie ihn gemacht haben.

Nach dem Schulabschluss kommt die Ausbildung dran. Es kann sein, dass Sie einen Abschluss als Kauffrau gemacht  haben oder in anderen Bereichen. Das ist kein Problem, nennen Sie den Abschluss, den  sie erlangt haben und wo Sie diesen gemacht haben.

An nächster Stelle kommt der Bereich, in dem Sie zusätzliche Fähigkeiten angeben können. Das können als Sekretärin Fremdsprachen sein, die oft in Unternehmen gerne gesehen sind. Es ist meist kein Muss, kann aber von Vorteil sein.

Auch Weiterbildungen, die Sie gemacht haben, gehören hier in den Lebenslauf Sekretärin. Arbeitgeber sehen es immer gerne, wenn sich eine Bewerberin weitergebildet hat und so zusätzliche Kenntnisse für den Job hat.

So können Sie auch die Möglichkeit für ein höheres Gehalt erhalten abgesehen von der Tatsache, dass Sie sich einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen.

Persönliche Informationen und Kontaktinformationen

Dieser Bereich ist wichtig und Sie sollten auch wissen, was Sie hier machen. Es gibt oft Unsicherheiten, welche Informationen zu den persönlichen Informationen gehören. Das sind tatsächlich immer nur der Name, wo Sie wohnen und die Kontaktinformationen.

Sollten Sie sich auf Karriereportalen registriert haben können Sie dies hier auch angeben. Oft sehen Personaler sich das an, wenn sie Informationen über den Bewerber einholen.

Sie brauchen keine zusätzlichen Angaben zu machen zu Ihrer Person. Den Arbeitgeber geht es weder etwas an, wie Ihr Familienstand ist, wann Sie geboren sind oder wie ihre religiöse oder politische Ausrichtung aussieht.

In der Vergangenheit wurden bei Lebensläufen die Eltern mit ihren Berufen genannt. Das brauchen Sie auch nicht mehr machen.

📌Tipp Halten Sie sich kurz bei den persönlichen Angaben. Achten Sie darauf, dass die Kontaktinformationen richtig sind, damit man Sie auch erreichen können.

Wir geben Ihnen nun zwei Beispiele dazu, wie eine richtige Angabe aussieht und wie sie nicht aussieht. Nutzen Sie die richtige gerne als Vorlage für Ihre eigenen Unterlagen der Bewerbung.

RICHTIG
Gute persönliche Angaben:

Angela Braun
Frankfurt, Deutschland
Tel: 069-948624
E-Mail Adresse: braun.angela85@gmail.com
Linkedin.com/a.braun

FALSCH
Schlechte persönliche Angaben

Angela Braun
Löwenstrasse 189
Frankfurt, Deutschland

069-948624

Geboren am 1.1.1990 in Mannheim
Geschieden, alleinerziehende Mutter von Zwillingen

Das Bewerbungsfoto sollte nicht fehlen bei der Bewerbung

Sie mögen nun vielleicht ein wenig überrascht sein, dass wir sagen, dass das Foto nicht fehlen sollte. Sie werden vom Gleichstellungsgesetz gehört haben, nach dem das Foto nicht mehr zwangsläufig beigefügt werden muss.

Das stimmt als solches auch, denn kein Arbeitgeber darf Sie aufgrund ethnischen Herkunft, Geschlecht, Aussen oder anderer äußerlicher Merkmale zu bevorzugen oder benachteiligen.

Sollten Sie Sorgen deshalb haben können Sie selbstverständlich das Foto weglassen.

In der Praxis wird das Foto allerdings weiter beigefügt und Bewerber mit einem Foto haben auch bessere Chancen auf eine Einstellung. Das Foto ist einfach Ihre Visitenkarte bei der Bewerbung.

Wählen Sie ein professionelles Bewerbungsfoto. Am besten gehen Sie zu einem professionellen Fotografen und lassen Ihre Bilder dort machen. Wählen Sie klassische Kleidung, die diskret und professionell wirkt.

Sie haben Erfahrung als Sekretärin? Zeigen Sie es

Sollten Sie bereits Erfahrung als Sekretärin haben können sie Ihre Chancen verbessern, dass Sie einen Job bekommen. Viele Arbeitgeber wissen, dass Sie auch als Quereinsteiger zu diesem Job gekommen sein können und das ist auch kein Problem. Wichtig ist, dass Sie die Dinge können, die für den Job gefordert werden.

Es kann auch sein, dass Sie gerade erst in diesem Beruf beginnen. Auch dann haben Sie gute Chancen, einen Job zu bekommen, wenn Sie über die entsprechende Ausbildung und eventuell Weiterbildung verfügen.

Beim Aufbau der Berufserfahrung kommt die letzte oder auch aktuelle Stelle immer an die erste Stelle. Danach kommen vorherige Stellen, die Sie hatten.

Bei jeder dieser Tätigkeiten nennen Sie den Namen und Standort des Arbeitgebers und in welchem Zeitraum Sie für ihn gearbeitet haben.

Danach geben Sie kurze Stichpunkte zu Ihren  Aufgaben für den Arbeitgeber an.

Danach nennen Sie den Schulabschluss und die Ausbildung oder Studium, je nachdem was Sie gemacht haben.

So kann Ihre Erfahrung als Sekretärin aussehen

Sie können diese Information gerne nehmen und für Ihren Lebenslauf ändern und nutzen.

Berufserfahrung

Sekretärin, Handelsgruppe Süd, Frankfurt
Januar 2018 bis 2022

  • Telefonbetreuung
  • Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
  • Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
  • Terminorganisation und Terminkoordination
  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
  • Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
  • Organisation und Begleitung von Meetings und Events
  • Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichten

Sekretärin, Reisebüro Travelstar, Frankfurt
Januar 2015 bis Dezember 2017

  • Telefonbetreuung (Outbound, Inbound)
  • Verwaltung, Korrespondenz von E-Mail und Post
  • Ablage, Aktenverwaltung und Datenbankpflege
  • Terminorganisation und Terminkoordination
  • Empfang und Betreuung von Besuchern und Gästen
  • Organisation und Verwaltung von Büromaterial
  • Postbearbeitung
  • Informationsbeschaffung und Auswertung
  • Vorbereitung und Erstellung von Reports und Präsentationen
  • Organisation und Begleitung von Meetings und Events
  • Protokollführung bei Sitzungen und Veranstaltungen
  • Schreibtätigkeiten (Korrespondenz, Aktenvermerk, Berichte)
  • Organisation von Reiseorganisation inkl. Abrechnung
  • Vorbereitung der Lohnverrechnung und grundlegende Buchhaltungstätigkeiten
  • Marketing-Aktivitäten

So können sie den Abschnitt über Ihre Ausbildung formulieren

Die Ausbildung ist auch immer ein Bereich, den eine Personalabteilung interessiert. Deshalb sollten Sie auch diesem immer Beachtung schenken.

Als Sekretärin brauchen Sie keinen bestimmten Schulabschluss, weil Sie oft auch als Quereinsteigerin in diesen Beruf einsteigen können.

Den Arbeitgeber interessiert trotz allem, welche Ausbildung Sie haben.

Hier nennen Sie nur den Abschluss und wann Sie ihn in welcher Schule erlangt haben.

Danach machen Sie gleiches für Ihre Berufsausbildung.

So könnte beides für Sie aussehen:

Ausbildung

Realschulabschluss
Realschule Platz, Frankfurt
April 2011

Ausbildung zur Kauffrau für Bürokommunikation
Kaufmännische Berufsschule, Frankfurt
Juni 2009 bis 2011

Hard und Soft Skills im Beruf einer Sekretärin

Gerade als Sekretärin haben Sie eine wichtige Schnittstelle als Beruf. Sie erledigen zum einen Aufgaben für Ihren Chef, erhalten aber auch Unterlagen und Informationen von Kunden und Kollegen, die Sie verarbeiten müssen.

Deshalb sind die Hard und Soft Skills einer Sekretärin sehr wichtig und der Arbeitgeber wird Wert darauf legen in Ihrer Bewerbung.

Die Hard Skills sind Dinge, die Sie im Laufe Ihrer Berufserfahrung oder durch Weiterbildungen erlangt haben. Das sind Dinge, die meist Ihre Aufgaben betreffen.

Hard Skills einer Sekretärin können zum Beispiel sein:

  • Protokollführung
  • Schriftliche Korrespondenz
  • Wirtschaftskunde
  • Sozialkunde
  • Gesprächsführung
  • Maschinenschreiben
  • EDV

Dem gegenüber stehen Soft Skills. Das sind Dinge, die man nicht erlernen kann. Es sind oft Charakteristika, die ein Bewerber mitbringt oder Dinge, die er besonders gut kann.

Soft Skills einer Sekretärin können zum Beispiel sein:

  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeit
  • Empathie
  • Eigenverantwortlichkeit
  • Teamfähigkeit
  • Belastbarkeit
  • Stressresistent
  • Vertraulichkeit
  • Verschwiegenheit

Weiterbildungen sind gerne gesehen

Bei der Bewerbung um die Stelle einer Sekretärin sehen Arbeitgeber es immer gerne, wenn eine Bewerberin sich weitergebildet hat. Es sollte natürlich mit dem Beruf zu tun haben.

Außerdem sollten Ihre zusätzlichen Fähigkeiten in der richtigen Form angegeben werden.

Wir geben Ihnen hier nun zwei Beispiele, wie Sie Weiterbildungen gut oder schlecht angegeben können und nennen Ihnen auch, warum das Beispiel gut oder schlecht ist.

Gute Beispiele für Ihren akademischen Hintergrund
  • Kaufmännisches Zentrum, Frankfurt
  • E Commerce Anwendungen, IT School, Frankfurt
  • Social Media Moderation, IHK Frankfurt
💡An diesem guten Beispiel können Sie sehen, dass ganz konkret die Weiterbildung genannt wird. So hat der Arbeitgeber eine Idee, was Sie gemacht haben und kann Sie in einem Bewerbungsgespräch weiter dazu befragen. Außerdem haben Sie genannt, wo Sie die Weiterbildung gemacht haben.
Schlechtes Beispiel für Ihren akademischen Hintergrund
Zwei Monate hatte ich keine Anstellung. Ich habe diese Zeit genutzt, um mich weiterzubilden. Dabei habe ich viele zusätzliche Informationen bekommen, die ich nun gut in meinem Job als Sekretärin anwenden kann und auch für Ihr Unternehmen mitbringe.
💡Das ist ein sehr schlechtes Beispiel für Weiterbildungen. Hier ist nichts genannt, weder was Sie gemacht haben noch wo Sie Ihre Weiterbildung gemacht haben. Der Arbeitgeber hat überhaupt keine Idee, welche Dinge Sie also für den Job mitbringen.

Schauen Sie noch einmal über Ihren Lebenslauf

Wir haben Ihnen nun viele Tipps und Tricks gegeben über das, was in einen guten Lebenslauf gehört und welcher Form es dargestellt sein sollte.

Wir möchten Ihnen nun eine Zusammenfassung geben, damit Sie noch einmal einen letzten Blick auf Ihre Unterlagen werfen können und so sicherstellen, dass Sie nichts vergessen haben und alles richtig ist.

  • Wählen Sie ein einfaches Format und Layout, achten Sie auf die Schriftarten und Größen der Schrift
  • Nutzen Sie Stichpunkte, um Ihre bisherigen Tätigkeiten und Zusatzausbildungen aufzuzählen
  • Nenne Sie sowohl Ihre Hard als auch die Soft Skills
  • Wählen Sie einfache Sätze, die sich gut lesen lassen
  • Überprüfen Sie alle Daten noch einmal auf Ihre Vollständigkeit. Achten Sie besonders auf den Namen und die Email Adresse, damit man Sie erreichen kann.
  • Denken Sie an die zusätzlichen Ausbildungen und Praktika oder Semester, die Sie absolviert haben
  • Achten Sie auf die Schriftarten, Form und Rechtschreibung
  • Vergessen Sie bei Ihren Unterlagen die aussagekräftige Bewerbung nicht

Verfassen Sie ein Anschreiben für Ihre Unterlagen

Mindestens ebenso wichtig wie der Lebenslauf ist in Ihrer Bewerbung das Anschreiben. Das ist das Erste, das der Personal von Ihren Unterlagen sieht.

Im Anschreiben nennen Sie zuerst einmal, auf welche Stelle Sie sich bewerben, denn oft haben Unternehmen mehrere Stellen in der Ausschreibung.

Danach können Sie ein wenig ausführlicher von sich erzählen, was Sie in der Vergangenheit gemacht haben, was Sie für die Stelle qualifiziert und warum Sie denken, dass Sie eine wertvolle Ergänzung sind.

Wie man ein Bewerbungsschreiben für eine Sekretärin verfasst

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