Bewerbung als persönlicher Assistent: Lebenslauf und beste Tipps

Laut Stepstone verdienen persönliche Assistenten rund 💶 40.000 Euro im Jahr. Der Beruf bietet jedoch ein unglaubliches Verdienstpotenzial. Es hängt von vielen Faktoren ab, auf die wir später im Artikel eingehen.

Als persönliche/r Assistent/in des Unternehmens- oder Abteilungsleiters sollten Sie einen vorzeigbaren Lebenslauf verfassen. Umfragen unter Führungskräften haben ergeben, dass viele Bewerber, die ihren Lebenslauf einschicken, viele Worte schreiben und dass sie bedeutend aussehen und formell klingen. Man kann sehen, dass jeder Bewerber, der einen Lebenslauf verfasst hat, sich Mühe gegeben hat. Aber der Wert der dargelegten Information ist niedrig.

Aus diesem Grund erhalten viele Personen nicht einmal eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch. Damit Ihnen das nicht passiert, haben wir ein Beispiel für einen guten Lebenslauf und eine ausführliche Anleitung für alle Schritte beim Verfassen eines Lebenslaufs vorbereitet.

Beispiel für einen Lebenslauf als persönliche/r Assistent/in

Unterscheidung zwischen den Rollen des Assistenten

Bevor wir auf die Unterschiede eingehen, sollten wir zunächst die Arten von Verwaltungspositionen definieren. Es ist wichtig zu verstehen, über welche Art von Verwaltungsfachleuten wir sprechen und welche Funktionen ihnen anvertraut werden.

Business Assistant/in (BA) (Personal Assistant (PA), Persönlicher Assistent) – wird vom Manager oder vom Eigentümer eines großen Unternehmens benötigt. Er ist nur seinem Vorgesetzten unterstellt.

Eine “unmittelbare Nähe zum Chef“, rechte Hand, Vertrauter, “Stellvertreter des Vorgesetzten”. Er plant den Arbeits- und Zeitplan, den Geschäftskalender, ist “Verbindungsmann” zur Außenwelt. Er kann ein Fremdenführer, Dolmetscher, Kindermädchen, Hausverwalter, Wettervorhersager, eine Suchmaschine, ein Reisebüro sein, erledigt oft einen Teil der Arbeit für den Chef (der Chef macht sich das Ergebnis der Arbeit zu eigen), verfügt über besondere Kenntnisse/Ausbildung in Geschäfts- und Managementtätigkeiten, ist in der Lage, selbständig Entscheidungen zu treffen. Die Anforderungen werden im Folgenden erörtert.

Was sollte ein persönlicher Assistent können?

Um den Anforderungen einer Führungskraft möglichst gerecht zu werden, sollten Assistenten über bestimmte Fähigkeiten, Eigenschaften und Fertigkeiten, einen bestimmten Charakter und vor allem eine besondere Persönlichkeit verfügen. Was sollte dieser “Berufssoldat” also können?

Anforderungen an einen persönlichen Assistenten

Die Anforderungen an ein/e persönliche/n Assistent/in richten sich nach den Aufgaben und dem Umfang der funktionalen Kompetenz, die die Führungskraft definiert: Die/der Assistent/in kann vollständig in das Geschäft eingebunden sein oder sie kann ausschließlich für die Organisation des persönlichen Bereichs der Führungskraft eingestellt werden. Den einen ist ein Hochschulabschluss unwichtig, andere verlangen in erster Linie Sprachkenntnisse, wieder andere interessieren sich dafür, welchen Kaffee die Assistentin oder der Assistent kocht oder wie sie oder er aussieht.

Doch so unterschiedlich die Aufgaben in den verschiedenen Unternehmen auch sein mögen, die wichtigsten Anforderungen sind immer die gleichen.

Voraussetzungen:

Karriere und Gehalt eines persönlichen Assistenten

Der Bedarf an einem/r persönlichen Assistenten/in kann entstehen, wenn es in einem Unternehmen zwei oder mehr Führungsebenen gibt oder wenn eine Führungskraft eine große Anzahl von Kontakten außerhalb des Unternehmens pflegen muss.

Aber die Realität des Marktes ist so, dass kein Manager auf eine/n persönliche/n Assistenten/in verzichten kann. Und je seriöser das Geschäft und je größer die Aufgaben des Unternehmens sind, desto größer ist der Bedarf an einem/r persönlichen Assistenten/in. Unternehmer sind sich der Bedeutung diese/r Mitarbeiter/in bewusst.

Je nach Anforderungsniveau und Vielfalt der Aufgaben werden die Assistenten unterschiedlich bezahlt. Laut Statistik kann man an dieser Position von 💶 30.000 bis 💶 70.000 Euro brutto verdienen.

Es gibt keinen Karrierepfad zum persönlichen Assistenten. Das ist wirklich die oberste Sprosse der Verwaltungsleiter. Und Ihr Chef wird Sie nirgendwo hingehen lassen – er schätzt einen fähigen persönlichen Assistenten mehr als einen Topmanager. Aber es gibt einen interessanten Weg, wenn Sie bereit sind, sich im Rahmen dieser Position weiterzuentwickeln – indem Sie Ihre berufliche Kompetenz und Ihre Fähigkeiten maximal verbessern, indem Sie den Aufgabenbereich erweitern (indem Sie in den Bewertungen der besten persönlichen Assistenten auftauchen), werden Sie mehr wissen und mehr können, wodurch Ihr Einkommen und Ihr Status höher sein werden.

Fähigkeiten in der Kommunikation mit den Geschäftsführern verschiedener Unternehmen, organisatorische Fähigkeiten, Erfahrung in der Arbeit mit Geschäftsunterlagen und die Fähigkeit, die Situation zu analysieren, sind für den persönlichen Marketing-Assistenten von Nutzen. HR und Anwalt sind weitere Karrieremöglichkeiten, erfordern aber eine zusätzliche Ausbildung, spezialisierte Kurse und eine harte Trennung vom Chef, denn ein/e wertvolle/r Assistent/in lässt sich nicht gehen.

Leitfaden zum Schreiben des Lebenslaufs

CV (Curriculum Vitae) wird als Lebenslauf übersetzt. Der Hauptunterschied liegt im Umfang, im Zweck und in der Art des Schreibens. Natürlich sollte es sich dabei um ein Dokument für einen Arbeitgeber handeln, das eine Lebensgeschichte enthält, wobei der Schwerpunkt auf den Erfahrungen liegt, die für die Anforderungen einer bestimmten Stelle relevant sind. Er wird in chronologischer Reihenfolge erstellt.

Dennoch bestehen alle Lebensläufe zu 90 % aus “unwichtigen Informationen” und enthalten Fehler. Wenn man nur nützliche und sinnvolle Informationen aus einem Lebenslauf heraussucht, bleibt wenig übrig – 10 %. Das bedeutet, dass Lebensläufe nicht zu 100 % so funktionieren, wie sie sollten. Das Hauptproblem besteht darin, dass die Bewerber es vorziehen, alle ihre Erfahrungen anzugeben, nach dem Motto “je mehr, desto besser”, um einen guten Eindruck zu hinterlassen. Dies führt dazu, dass man nach Durchsicht des Lebenslaufs nicht mehr feststellen kann, ob der Bewerber die Auswahlkriterien erfüllt und vor allem, was der Zweck der Suche ist. Deswegen sind der Aufbau, der Inhalt, das Layout und die Gestaltung sehr wichtig.

Die Form ist wichtig

Vor der Erstellung Ihres Lebenslaufs sollten Sie wissen, welches Format potenzielle Arbeitgeber sehen wollen. Wir sprechen von einem chronologischen Lebenslauf und einem funktionalen Lebenslauf. Beim ersten Format ist alles mehr oder weniger klar: Ihr beruflicher Werdegang, Ihre Erfolge und Ihre Positionen werden in umgekehrter chronologischer Reihenfolge beschrieben. Am Ende des Lebenslaufs finden Sie separate Abschnitte in chronologischer Reihenfolge, in denen Sie Ihre Ausbildung, Ihre Fähigkeiten und gegebenenfalls Ihre Zertifizierungen zusammenfassen.

Chronologische Lebensläufe eignen sich am besten für Bewerber mit einem strukturierten beruflichen Werdegang, die sich im Laufe der Jahre in dieselbe Richtung entwickelt haben, von der Einstiegs- bis zur höheren Position.

Ein funktionaler Lebenslauf konzentriert sich vor allem auf Ihre Fähigkeiten, wenn die andere Lebensläufe auf Ihre Erfahrung fokussieren. Der Zweck dieses Dokuments ist es, einen potenziellen Arbeitgeber davon zu überzeugen, dass Sie in der Lage sind, alle in der Stellenausschreibung aufgeführten Aufgaben zu erfüllen. Ein Lebenslauf dieses Formats beginnt mit einer detaillierten Übersicht über Ihre beruflichen Fähigkeiten und Qualifikationen. In der Regel in Form einer Aufzählung unter jedem Punkt, in der Sie kurz erläutern, wie Sie Ihre Erfahrungen am Arbeitsplatz erfolgreich eingesetzt haben.

Funktionale Lebensläufe werden für Personen mit beruflichen Lücken empfohlen. Auch Berufstätige, die sich beruflich verändern möchten, können einen funktionalen Lebenslauf verwenden, um ihre Fähigkeiten und ihr Erfolgspotenzial in einer neuen Position hervorzuheben.

Ausfüllen des Abschnitts mit persönlichen Informationen

Noch bevor Sie mit dem Schreiben des richtigen Lebenslaufs beginnen, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass er aussagekräftig, spezifisch und genau sein sollte. Schließlich ist das Erste, was ein Arbeitgeber bei einem Lebenslauf von einem Fremden sieht, eine persönliche Information über ihn. Deshalb ist es so wichtig, den ersten Absatz des Dokuments so zu verfassen, dass er sich im richtigen Rahmen bewegt.

Im ersten Absatz sollte der Lebenslauf Angaben zum Pass und Kontaktdaten enthalten: vollständiger Name, Nachname, Geburtsdatum, aktuelle Adresse, Kommunikationsmittel und eine klar angegebene Zeit für die Kommunikation (optional).

So stellen Sie persönliche Informationen dar:

Formulierung des Ziels der Bewerbung

Es ist sehr wichtig, klar zu formulieren, welche Beschäftigung der Bewerber anstrebt und warum. Sie sollten keine allgemeinen Sätze schreiben, die auf vage Begriffe hinauslaufen wie “Ich träume von maximaler Selbstverwirklichung” oder “Ich brauche eine angemessene Bezahlung”.

Oft zögern viele Arbeitsuchende, diesen Abschnitt zu schreiben. Dies ist ein relativ neuer Bereich in einem Lebenslauf. Allerdings ist die Antwort eindeutig ja! Man muss aber nicht viele Informationen schreiben. Ein paar Sätze über konkrete Beispiele für bestimmte Aufgaben in der von Ihnen besetzten Position. Sie können auch über Ihre Erfolge schreiben, z. B. die Steigerung der Klickrate von Google-Seiten um 120 %.

Ein Beispiel zeigt Ihnen, wie Sie den zweiten Absatz Ihres Lebenslaufs ausfüllen sollten:

Berufserfahrung

Wir verstehen, dass Sie zeigen wollen, wie erfahren Sie sind, und uns ausführlich über Ihre gesamte Laufbahn berichten wollen. Da müssen wir Sie enttäuschen. Nur wenige Menschen werden sich dafür interessieren, wie Sie vor 10 Jahren Kaffee gekocht und Papier in einen Drucker eingezogen haben. Es reicht aus, wenn Sie die Unternehmen nennen, für die Sie in den letzten 5 Jahren gearbeitet haben. Wenn Sie nicht vergessen zu erwähnen, was Sie in diesen Positionen gemacht haben und welche Erfolge Sie erzielt haben, erhöht das Ihre Erfolgschancen.

Vor dem Schreiben Ihres Lebenslaufs sollten Sie ein Beispiel dafür lesen, wie Sie diese Spalte richtig ausfüllen. Es ist richtig, wenn die Arbeitsorte in umgekehrter chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden.

Ein Beispiel für diese Reihenfolge:

Ausfüllen der Spalte für die Ausbildung

Ein gut ausgearbeiteter Lebenslauf enthält eine Auflistung aller abgeschlossenen und noch laufenden Bildungseinrichtungen. In jedem Fall muss das Datum des Eintritts und des Abschlusses des Bildungsprozesses auf den Monat genau angegeben werden.

Zum korrekten Ausfüllen der Bildungsspalte gehört auch die Angabe der erworbenen Qualifikationen, d. h. Beruf, akademischer Grad, Hochschule, Jahren von Abschluss und Zeugnisse.

Wenn sich jemand um eine Stelle bewirbt, z. B. als Spezialist in einem Wohnungsamt, sollten diese Kurse im Lebenslauf nicht erwähnt werden. Aber die Erwähnung von Informatikkursen ist heute für fast jede Stelle von Vorteil.

Es ist richtig, Kurse zum Zeitmanagement in den Lebenslauf aufzunehmen, auch wenn sie keinen direkten Hinweis auf die berufliche Eignung des Bewerbers geben. Diese Tatsache kann jedoch entscheidend sein.

Beispiel für Ausbildungsabschnitt:

Eingabe von zusätzlichen Skills in der Bewerbung

Der Lebenslaufplan darf diese Spalte nicht enthalten, aber es ist besser, wenn der Bewerber die erforderlichen Daten in seinem Lebenslauf findet. Diese sind:

Zum Beispiel:

Referenzen eintragen im Assistenz-Lebenslauf

Wenn Sie zum ersten Mal auf Stellensuche sind, sollten Sie diesen Punkt wahrscheinlich nicht in Ihren Lebenslauf aufnehmen. Es ist jedoch wünschenswert, dass der Lebenslauf dem Arbeitgeber beweist, dass der Bewerber ein qualifizierter, sachkundiger, talentierter und proaktiver Spezialist ist.

Daher ist es sehr wichtig, diesen Punkt im Vorfeld mit früheren Arbeitgebern zu besprechen. Sie können eine schriftliche Empfehlung einholen, die jedoch beglaubigt sein muss. Es ist ein großer Vorteil für den Bewerber, wenn das Dokument die Telefonnummer des ehemaligen Arbeitgebers enthält.

8 Tipps zur Verbesserung Ihres Lebenslaufs

Ihr Lebenslauf ist bereits erstellt? Dann sollten Sie, bevor Sie ihn an einen Arbeitgeber schicken, die folgenden Tipps zur Überprüfung und Verbesserung Ihres Lebenslaufs beachten. Auf diese Weise können Sie Ihren Lebenslauf optimal auf ein bestimmtes Stellenangebot abstimmen. Um Ihren Lebenslauf perfekt zu machen, haben wir hier die wichtigsten Tipps zusammengestellt.

👉 Hier sind die besten Tipps für die Erstellung Ihres Lebenslaufs:

Mit dem Anschreiben werden Sie eingestellt

Zusätzlich zu Ihrem Lebenslauf erwarten die europäischen und amerikanischen Unternehmen ein Bewerbungsschreiben von Ihnen. Geben Sie sich ein letztes Mal die Mühe und schreiben Sie über Ihre Stärken und Erfolge, wie Sie für das Unternehmen nützlich sein können und warum Sie sich für diese bestimmte Stelle interessieren. Es sollte ein kurzer Text sein, gerade einmal eine A4-DIN-Seite. Wie überzeugend er ist, hängt davon ab, ob Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden.

Die Bearbeitung von Lebensläufen erfolgt in den meisten westlichen Unternehmen in erster Linie über ein ATS (Applicant Tracking System), ein Programm, mit dem Sie relevante Bewerber verfolgen und auswählen können, indem Sie sie nach Schlüsselwörtern durchsuchen. Wenn Sie die “Schlüssel” nicht finden, wird der Personalverantwortliche Ihren Lebenslauf nie zu Gesicht bekommen. Wie finden Sie diese Schlüsselwörter? Hier ist ein Tipp: Es geht um die Formulierungen in der Stellenbeschreibung. “Weben” Sie sie in Ihr Anschreiben ein und Sie werden Erfolg haben.

FAQ

Kann man Assistenz als Beruf ausüben?

Der Beruf als Assistenz ist ein vielseitiger, interessanter Beruf mit vielen Entwicklungsmöglichkeiten. Mit einem Hintergrund in Betriebs- und Volkswirtschaft arbeiten sie typischerweise als Büroassistenten oder als Assistenten der Geschäftsführung.

Was unterscheidet einen Sekretär von einem Assistenten?

Die Aufgaben eines/r Assistenten/in sind ein bisschen ähnlich wie eines Sekretärs. Es gibt jedoch einen bedeutenden Unterschied zwischen den beiden Positionen, nämlich dass Sekretärinnen sehr weisungsgebunden sind. Die Assistenten haben mehr Autonomie und können häufig mehr Entscheidungen alleine treffen. Da die Assistenten sichtbarer sind und häufig a Sitzungen und Gesprächen mit Kunden teilnehmen, tragen sie gleichzeitig mehr Verantwortung und repräsentieren das Unternehmen.

Wo wird man als Assistenz der Geschäftsführung beschäftigt?

Ein/e Assistent/in ist in allen Fachbereichen gefragt und hilft der Vorsitzende in Unternehmen. Obwohl Sie normalerweise in einem Büro arbeiten, können Sie auch auf Geschäftsreisen die Mitarbeiter der Vorsitzende zu begleiten.