In diesem Job brauchen Sie ein ruhiges und freundliches Auftreten, müssen beizeiten aber auch schon einmal bestimmt sein.
Oft ist der Job mit der Bedienung der Telefonzentrale und auch der Post verbunden, die ein und ausgeht. Sie haben oft auch einfache organisatorische und kaufmännische Aufgaben, die Sie verrichten müssen.
Als Empfangsmitarbeiter sind Sie ein echter Allrounder, der viele Einblicke in das Unternehmen erhält, auch wenn Sie vorne am Empfang sitzen.
Wir geben Ihnen in unserem Artikel viele wertvolle Tipps und Tricks, die Sie beim Schreiben des Anschreibens beachten sollten. Schauen Sie sich auch gerne unsere Vorlagen für einen guten Lebenslauf an.
Inhaltsverzeichnis
Beispiel Anschreiben Empfangsmitarbeiter
Empfangsmitarbeiter
jessica.schmidt83@gmail.com
Tel. 0173-498726
Dresden, Deutschland
15. September 2022
Gerald Probst
Personalreferent
Messe Ost AG
Dresden, Deutschland
Bewerbung als Empfangsmitarbeiterin
Sehr geehrter Herr Probst,
Ich schreibe Ihnen mit Bezug auf das Inserat, das ich in der FAZ gesehen habe, in dem Sie eine erfahrene Empfangsmitarbeiterin für Ihr Unternehmen suchen. Da ich über etliche Jahre an Erfahrung in diesem Bereich verfüge, bin ich mir sicher, dass ich in den Bereichen Ehrgeiz und kundenorientierten Fähigkeiten Ihre Erwartungen vollkommen erfüllen werde.
Aktuell arbeite ich für ein Eventunternehmen, in dem es mir wichtig ist, dass die Arbeit effizient erfüllt wird und das Arbeitsklima freundlich ist. Ich betreue hier auch internationale Kundschaft, die anspruchsvoll sein kann. Ich bin ein Mensch, der Problemlösungen einfach findet und sich schnell auf neue Situationen einstellen kann. Dabei bin ich jederzeit ruhig und freundlich. Ich bin bekannt für organisiertes Arbeiten und einen guten Umgang mit Konflikten.
Ich bin es gewohnt, dass ich selbstständig arbeite und es ist mir wichtig, meine Arbeit selbst zu managen. Dabei ist es mir wichtig, dass der Kunde den Service erhält, den er erwartet. Aber auch Kollegen und das Management können sich jederzeit auf mich verlassen.
In meiner Freizeit bilde ich mich gerne weiter. Ich lerne momentan Französisch und Spanisch, um auch mit weiteren Kunden in ihrer Muttersprache kommunizieren zu können.
Das Unternehmen Messe Ost AG interessiert mich schon seit einiger Zeit. Ich verfolge Ihren Werdegang und sehe meine Chance, Ihrem jungen, vielversprechenden Unternehmen zur Erschließung neuer Märkte zu helfen. Ich bin gerne jederzeit dazu bereit, auch an Wochenenden oder in den Abendstunden bei Messeveranstaltungen mitzuwirken.
Ich bin in verschiedenen Software-Programmen bewandert und kann mich auch sehr schnell und einfach in neue Programme einarbeiten. Als Teil des Teams der Messe Ost AG hoffe ich, dass ich Ihren Ansprüchen gerecht werden kann.
In meinen Unterlagen finden Sie meinen Lebenslauf und meine Zeugnisse. Ich lade Sie gerne dazu ein, sich mit mir in Verbindung zu setzen und in naher Zukunft ein persönliches Gespräch zu führen.
Mit freundlichen Grüßen
Jessica Schmidt
Warum ist ein Anschreiben für eine Bewerbung so wichtig?
Das Anschreiben ist auch gerne mal als Motivationsschreiben bezeichnet. Hiermit machen Sie den neuen Arbeitgeber auf sich aufmerksam und wecken seine Neugier. Der Arbeitgeber hat nicht viel Zeit, sich die Unterlagen aller Bewerber durchzulesen. Man sagt, dass erfahrene Personaler sich normalerweise nur 60 Sekunden Zeit nehmen, um die Unterlagen von Bewerbern zu lesen.
Deshalb ist ein Anschreiben sehr wichtig. Erfahren Sie hier auch weiter, wie Sie den Lebenslauf gestalten können.
Dabei sollten Sie immer an einige Dinge denken, die wichtig sind, wenn Sie ein Anschreiben erstellen:
- Das Schreiben sollte nicht länger als eine Din A4 Seite sein
- Die Sätze sollten einfach sein und gut zu verstehen sein. Keine Verschachtelungen, komplizierten Sätze oder dergleichen, das bringt nur Verwirrung
- Der Ton sollte sachlich sein, keine emotionalen Formulierungen, auch bei persönlichen Dingen
- Geben Sie dem ganzen eine klare Struktur und halten sich an die Absätze, die wir Ihnen nennen
- Vermeiden Sie Selbstmarketing. Sie sollen sich selbstverständlich in einem guten Licht darstellen, aber nicht über den grünen Klee loben
- Wählen sie ein modernes Layout, das ansprechend ist und den aktuellen Formaten, die genutzt werden, entspricht
- Wählen Sie einen höflichen, formalen Ton für Ihr Anschreiben. Es ist wichtig, dass Sie immer sachlich bleiben
- Richten Sie den Fokus auf Ihre fachliche Eignung, nicht auf Ihre Person
Beispiel der Struktur Ihres Anschreiben eines Empfangsmitarbeiters
Eines der wichtigsten Dinge beim Verfassen eines guten Anschreibens ist, dass Sie es gut strukturieren. So kann es der Personaler einfach lesen. Sie helfen ihm zum einen dabei, dass er Ihrer Bewerbung mehr Aufmerksamkeit schenkt und Sie erhöhen Ihre Chancen, dass Sie einen Job ergattern können.
So sieht eine gute Struktur nach aktuell gängigem Modell in Anschreiben aus:
- Kopfzeile
- Betreff
- Eröffnungsgruß
- Erster Absatz: Informationen zu sich als Kandidat
- Zweiter Absatz: Erfahrungen, Kenntnisse
- Dritter Absatz: Ihre Motivation zur Bewerbung
- Vierter Absatz: Aufruf zum Handeln
- Grüße
- Anhänge
Kopfzeile
Das ist der Teil des Anschreibens, in dem Sie die wichtigsten Daten zu Ihrer Person nennen.
Das ist der Name und die Möglichkeit, wie man Sie kontaktieren kann. Wichtig sind hier Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
Ein Anschreiben wird immer mit dem tagesaktuellen Datum datiert.
Bitte achten Sie darauf, dass Sie nicht das gleiche Schreiben an verschiedene Firmen schicken. Erfahrene Personaler haben ein Auge dafür und merken dies sofort und legen Ihnen das als Fehler aus. Personalisieren Sie Ihr Anschreiben für das Unternehmen, bei dem Sie sich bewerben.
Sprechen Sie im Anschreiben immer den Personaler des Unternehmens direkt namentlich an. Meist ist ein Name der Kontaktperson genannt, an die Sie das Schreiben adressieren sollen.
Wenn einmal kein Name genannt sein sollte, können Sie das Schreiben einfach an die “Personalabteilung” adressieren.
Nennen Sie immer den Betreff Ihres Anschreibens. So kann die Personalabteilung es direkt weiterleiten.
Der Eröffnungsgruß erfolgt immer formal mit einer persönlichen Anrede wie
- Sehr geehrter Herr
- Sehr geehrte Frau
In Deutschland ist ein Doktoren- oder Professorentitel ein Titel, bei dem eine Person benannt wird. Deshalb wird eine solche Person auch immer persönlich so bezeichnet mit
- Sehr geehrter Doktor
- Sehr geehrter Professor
Dabei entfällt die weibliche Anrede und auch die Formulierung “Frau” oder “Herr”. Der Titel ersetzt diese.
Ist es nicht klar, welche Person Ihre Bewerbung erhalten wird, können Sie sich mit der Formulierung “sehr geehrte Damen und Herren” formal halten.
Erster Absatz
Dies ist der Teil im Anschreiben, in dem Sie Ihre berufliche Qualifikation nennen. So kann der Personaler direkt sehen, dass Sie über die Qualifikation für den Beruf verfügen, auf den Sie sich bewerben.
Zweiter Absatz
Hier nennen Sie Ihre beruflichen Qualifikationen. Nennen Sie hier auch Berufe, die Sie in der Vergangenheit gemacht haben, um zu zeigen, dass Sie Erfahrung auf dem Gebiet haben.
Ich bin es gewohnt, dass ich selbstständig arbeite und es ist mir wichtig, meine Arbeit selbst zu managen. Dabei ist es mir wichtig, dass der Kunde den Service erhält, den er erwartet. Aber auch Kollegen und das Management können sich jederzeit auf mich verlassen.
Dritter Absatz
In diesem Absatz nennen Sie die Motivation, mit der Sie sich für den Job bewerben. Hier zeigen Sie Interesse für den Job und warum Sie sich in dem Unternehmen bewerben. Hier sollten Sie konkret auf das Unternehmen eingehen, bei dem Sie sich bewerben.
Vierter Absatz
In diesem Absatz erfolgt der Aufruf zum Handeln. Sie möchten zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden und das sollten Sie ganz klar formulieren. Deshalb wird dieser Absatz auch “Call for Action” genannt.
Grüße
Es ist fester Bestandteil jedes Anschreibens, dass es mit einem Gruß beendet wird. Das sind Standardformulierungen wie diese:
- Mit freundlichem Gruß
- Mit freundlichen Grüßen
- Hochachtungsvoll
Danach nennen Sie noch die Anlagen, die Sie beigefügt haben.
Inhalt und Layout zur richtigen Gestaltung eines erfolgversprechenden Anschreibens
Bevor Sie ein Anschreiben verfassen, bereiten Sie sich richtig vor. Ein Teil davon ist, dass Sie sich über das Unternehmen informieren und auch die Stelle, auf die Sie sich bewerben. Viele Informationen können Sie bereits der Stellenbeschreibung entnehmen. Beziehen Sie sich auf diese Punkte im Anschreiben.
Sie können viele Dinge über das Unternehmen auf der Webseite erfahren. Sie können vielleicht sehen, wie die Struktur der Mitarbeiter aussieht oder das Unternehmen allgemein aufgebaut ist. Des weiteren können sie auch Schwerpunkte des Unternehmens erkennen. Das hilft Ihnen beim Anschreiben.
Folgen Sie der Struktur, die wir Ihnen genannt haben. Das ist der rote Faden, der Ihrem Anschreiben Struktur gibt. Dabei kann der Personaler auch schnell die Informationen finden, die ihm wichtig sind. Es ist schwer, wenn er sich erst alle Informationen hier und dort verteilt zusammen suchen muss und da er nicht viel Zeit hat ist das oft der Punkt, warum die Bewerbung beiseite gelegt wird.
Ihre Sätze sollten einfach und kurz verfasst sein. So ist das Schreiben insgesamt einfacher zu lesen. Geben Sie dem Schreiben Absätze, damit es eine Gliederung erhält.
Verwenden Sie einfach zu lesende Schriftarten und auch eine -größe, die sich einfach lesen lässt.
Bei den Schriftarten sind Arial, Helvetica, Times New Roman und Georgia die Klassiker. Die Schriftgröße sollte bei 10 bis 12 pt liegen.
Sollten Sie Ihre Bewerbung online verschicken, speichern Sie diese als PDF, um es dann zu verschicken.
Checkliste für das Anschreiben als Sekretärin
Wenn Sie Ihr Schreiben fertig verfasst haben, sollten Sie es danach noch einmal durchlesen. Vermeiden Sie dabei sowohl strukturelle als auch grammatikalische Fehler. Lassen Sie es danach von einer weiteren Person lesen, denn eine zweite Person hat ein unabhängiges Auge und sieht Dinge, die Ihnen vielleicht entfallen sind.
Gerade wenn Sie jemanden kennen, der einen ähnlichen Job hat oder vielleicht sogar in einer Personalabteilung arbeitet, ist diese von Vorteil.
Kontrollieren Sie folgende Punkte noch einmal genau:
- Ihr Schreiben sollte eine Din A4 Seite lang und nicht länger sein
- Name und Kontaktdaten sollten korrekt angegeben sein
- Das Anschreiben sollte mit dem aktuellen Datum versehen werden
- Die Person sollte korrekt angesprochen werden, die Ihr Schreiben lesen wird
- Die Form im gesamten Dokument sollte gleich sein
- Die verschiedenen Absätze sind eingehalten und ausreichend formuliert
- Persönliche Informationen zu sich wurden im Anschreiben genannt
- Die Motivation für Ihre Bewerbung ist ausreichend dargestellt worden
- Sind die Sätze einfach formuliert und kurz?
- Persönliche Stärken wurden genannt
- Der Aufruf zum Handeln wurde klar formuliert
- Der Abschiedsgruß am Ende des Schreibens ist korrekt
- Das Anschreiben wurde manuell von Ihnen unterschrieben
- Alle Anlagen sind beigefügt, die Sie im Anschreiben genannt haben
Damit sind Sie bestens ausgestattet, um ein gutes Anschreiben zu verfassen.
